1. 목적 본 절차는 OOO 건설사업 수행중 발생된 자료중 법적인 근거능력과 후속사업 및 개항 후 유지보수에 필요한 기록들을 접수, 색인 및 파일하여 특정기간동안 보존, 관리하고, 최종 폐기하기까지 관련된 제반업무의 절차 및 방법을 기술하는데 있다. 2. 적용범위 (1) 본 절차는 OOO 건설사업과 관련된 기록(Record)을 접수, 색인, 보관, 및 폐기 등 OOO 운영조직으로 이관하기 전까지의 업무에 적용한다. (2) 공단의 기록관리체계는 기록관리와 관련된 제반 규격 및 표준(Code & Standards)과 공단 규정의 요건에 부합하여야 하며, 발생 가능한 법적 소송문제에 대처하고 유지보수 및 후속사업에 참고할 수 있도록 설계되어야 하며 완벽하고 효율적인 기록관리체계를 갖추기 위해서는 사업 초기에 기록으로 관리할 자료의 대상 및 보존방법, 보존 년한 등을 설정하여야 한다. (3) 모든 사업기록은 기록관리체계에 따라 수집, 검토, 확인, 색인 및 보관되어야 하며, 공단의 모든 부서는 OOO 건설과 관련하여 작성하거나 계약자로부터 입수할 기록을 관련 절차서에 명시하고 본 절차서에 따라 관리하여야 한다. (4) 각 계약자는 건설기간 중에 발생된 사업기록들을 공단으로 이관하기 위하여 준공검사 1개월전에 기록이관계획서(RTP : Record Turnover Plan)를 작성하여 공단의 승인을 받은 후 사업 종료시점에 기록이관계획서에 따라 공단으로 최종 이관하여야 하며 공단에서 기록을 제출하라는 요구가 없음을 이유로 건설기록을 보존할 의무가 면제되지 않으며, 공단에 이관하지 않은 기록에 대해서는 공단의 보존기준에 따라 일정기간동안 자체 보관하여야 한다. (5) 기록자료는 윈도나 원본 또는 CD-ROM으로 보관하고 CD-ROM 제작시 법적 근거기록의 경우 원본과 원본에서 스캐닝된 이미지 화일로 보존한다.